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集中管理 百淬成鋼

--綜藝集團公司集團財務案例

企業簡介:

綜藝集團,1987年以21臺舊縫紉機從黃金村起步,20多年來,歷經三次前瞻性的產業轉型和產業升級,從傳統的服裝加工企業發展成為"以新能源為龍頭,信息科技和股權投資為兩翼"的國際性高科技投資控股集團,成為中國改革開放輝煌歷程的縮影。

綜藝集團的業務領域覆蓋新能源、新材料、信息科技三大國家重點戰略產業,集團現有子、分公司30多家,其中,控股上市公司1家,國家高新技術企業5家,國家創新示范企業3家。

綜藝集團是國內領先的太陽能光伏系統集成供應商和最大的海外光伏電站建設運營商;也是信息科技領域多項前沿技術的發明者和國家標準制定者。同時,作為國內股權投資的先行者,綜藝集團的股權投資已覆蓋金融、消費品、醫藥、現代牧業、現代服務等諸多高成長行業

項目背景

綜藝集團公司財務會計電算化工作自年后使用了財務軟件,脫離了手工記帳,使整個集團的財務核算的效率得到了一定的提高,會計信息質量也得到了較大的改善。財務工作信息化走在了其他專業系統信息化管理的前面。

雖然綜藝集團的財務信息化建設已經起步早,取得了一些成績,但隨著公司的不斷發展,企業管理要求的不斷提高,現有分散式的財務系統已經不能適應集團公司對財務信息的需求,尤其是經過多次資產重組后,企業規模快速擴大、機構龐大,分支眾多,分子公司地域寬廣而且多行業、多會計主體。信息不對稱,信息失真現象開始越來越明顯,這導致集團的總部管控職能開始遇到較大的壓力,而分散的財務系統不能及時為綜藝集團總部進行經營決策提供及時準確的財務信息,讓領導們感到了管理上的捉襟見肘,具體體現在以下幾個方面:

管理模式與管理工具的不匹配。現在公司內采用的是一種集中式的財務管理模式,顯然現有分散式財務信息系統應用模式不能滿足集中式財務管理的需求無法滿足集團對下屬單位的監管要求。集團公司沒有有效的手段加強監督和控制,不符合現代集團企業集中式管理的趨勢。

各個單位使用獨立的財務系統,在縱向和橫向上存在多個信息孤島,集團無法及時準確了解各個單位的財務狀況,獲取真實的財務數據。

現有報表管理系統很難保證數據的真實性、格式的一致性和實時性。導致集團的報表匯總工作量大、效率低。

由于各下屬會計主體帳套各自獨立運行,無法實時知道各下屬單位內部交易的處理情況,容易造成內部往來的應收款和應付款存在差距。

目前財務系統的應用僅限于基本會計核算,缺乏能夠加強財務管理職能的財務預算、財務分析、資金管理及業務預警等系統。

為了滿足綜藝集團公司對財務信息實時性、準確性、真實性的要求,必須要在集團內推廣實施整個集團公司大集中的集團財務系統,通過使用集中式集團財務系統,有效的解決公司各層次人員對集團財務管理的需要。

2010年1月,綜藝集團攜手浪潮,全面啟動集團財務信息化項目。軟件歷經3個月的成功運行后,集團決定進行全面推廣。截止到2010年末,浪潮已完成集團公司所屬20余家二級集團、子公司的項目實施,全面達到項目預期的會計核算和財務管理要求。

模塊范圍

總帳、往來管理、輔助管理、現金流量表、報表、匯總與合并報表、資金管理、費用管理、等相關核算功能

實施過程

第一階段:組織與計劃

本階段主要完成了項目的前期準備工作,包括:項目組織架構的成立、項目章程的制定、需求調研與編寫需求報告、制定項目計劃、制定項目管理流程及實施標準、對綜藝礦業公司現有軟硬件、網絡設施進行測試、進行項目啟動會議等。其中在知識轉移方面,重點進行了項目組核心成員進行項目管理及實施方法的培訓。

本階段影響項目質量的主要工作是:項目組織的成立、項目章程的制定、需求調研及需求報告、制定項目計劃、項目管理流程及標準的明確、項目組首次會議及項目啟動大會。

第二階段:上線準備

第二階段從2009年12月29日到2010年3月8日,實際工作日為60天。本階段主要完成了項目的上線準備工作,包括:業務及管理流程標準化、制定數據信息的標準化、用戶培訓、數據準備、業務模擬、系統安裝與初始化等。其中在知識轉移方面,我們重點進行用戶的培訓。

本階段影響項目質量的主要工作是:業務及管理流程標準化、數據標準化、用戶培訓、數據準備、業務模擬、系統安裝與初始化。

第三階段:系統試運行

第三階段從2010年3月9日到2010年4月13日,實際工作日為31天。

本階段主要完成了項目的系統試運行,包括:系統上線試用、上線支持與維護、上線評估等。其中在知識轉移方面,重點是建立了系統的支持平臺,形成知識積累/問題專家庫,向系統內的用戶提供各種疑難問題的解答與技能培訓。

本階段開始就可以進行第二期財務管理系統模塊的實施,包括全面預算管理、資金管理、費用管理、決策支持系統實施。

本階段影響項目質量的主要工作是:上線跟蹤與支持維護。

第四階段:項目收尾

第四階段從2010年的4月22日到2010年4月30日,實際工作日為8天。

本階段主要完成項目的收尾,包括:系統管理員的培訓、系統的應用狀況檢測、項目資料(特別是技術資料)的交接與評審、項目的最終驗收會議等。其中在知識轉移方面,我們重點進行系統管理員的培訓、部分技術資料交接時的培訓。

本階段影響項目質量的主要工作是:系統管理員的培訓、項目資料的交接、項目最終驗收。

實施策略

采用瀑布式上線策略

在該項目中,由于財務系統已經很成熟,并且項目周期要求很緊,充分利用我們已有的大項目的成功實踐經驗,要求采用各單位,各站點同時上線的策略。這就要求項目組織需要成立若干實施小組,這些實施小組按照一定的項目實施規范與標準,同時進行實施工作。 關鍵用戶的概念培訓

關鍵用戶是指綜藝總部及下屬分子公司各相關業務部門的業務骨干及實施維護人員組成,這部分人員要參與項目的流程整理、業務模擬、培訓、數據切換、上線支持等工作,所以對這部分人員提前進行系統的概念培訓很重要。在第一階段(項目組織與計劃)就對他們進行概念性的培訓,可以保證在系統的后續工作中有效的進行溝通,保證工作效率與質量。 貫徹標準化

該項目涉及到約60個用戶站點,系統龐大復雜,在系統的各個流程、各個單位都會有不同的需求,不同的情況,在眾多的需求和方法當中,只有在系統當中貫徹標準化的體系,才能保證系統順利,高效率的完成。同時,標準化體系為各級領導進行決策支持提供了基本的保障。

盡量采用成熟系統的標準化流程與功能

根據我們的實際經驗,如果針對提供的成熟系統中的客戶化定制功能太多,項目失敗的風險性就增大,因為改選一個新功能,其成熟度以及對成熟功能的影響程度是很難預測的。大量的實踐證明,信息化項目的失敗主要原因就是需求范圍的不斷蔓延造成的。所以在項目的實施過程中,應盡量采用成熟產品的標準化流程與功能,確定有特殊需求,需要雙方嚴格按照項目管理流程中的變更控制流程進行處理,充分評估可行性。

高層領導的大力支持

信息管理系統不是一個IT項目,而是一個企業的戰略項目。綜藝財務管理信息系統不僅是一個軟件應用過程,而且是各個單位和部門與上級部門協調的過程,在多個層次上形成一個整體。領導層的直接參與將大大加快系統實施的效率,并有效的降低風險。如果高級管理人員只是在項目的初始階段進行了參與,那么項目在后期的進展將會變得非常困難,或者失敗。

應用成效:

基于多年在大型企業集團項目建設的成功經驗,憑借對綜藝集團系統需求的深入理解和準確把握,浪潮在構建綜藝財務信息系統構建時取得了以下成效:

■ 實現了支持多會計主體、多行業“一套帳”的集中式集團財務管理信息系統

綜藝集團擁有多家單位,并涉及多個行業,使用的會計制度也不盡相同,其核算特點也存在或多或少的差異。通過建立全集團統一的標準核算流程和標準數據體系,實現了兼容多會計主體、多行業核算的財務系統的建立,使整個綜藝公司的資金流、信息流得以通暢運行。

同時,搭建的集中式財務管理信息系統實現了三個層次的集中:數據集中、核算集中、管理集中,支持多會計實體、“一套帳”的財務核算管理體系,實現了由傳統的并表處理到并帳處理的轉變,既可以滿足企業內部細化核算的目標,又可以適應多種財務集中管理的應用模式。

■ 建立了強大靈活的報表管理系統

“集團一表制”:集團一次定義主要報表格式,所有單位均可使用,無需轉入 總部可隨時查看基層報表或業務數據,報表數據無需頻繁上報接收。轉出報表處理、匯總、合并合而為一。

通過報表匯總獲得整個公司各下屬單位的匯總數據,利用系統對內部交易的實時處理功能,利用抵消匯總數據修改匯總報表,可以了解總公司擁有或控制的所有資產和負債的真實財務狀況,通過提供詳細的合并過程底稿,又便于審計機構進行審計。

主管單位可以設置報表公式和格式,并提供加鎖。以限制下級各單位報送的報表與自己的賬務系統一致,保證數據的真實性和一致性。報表系統具備強大的報表查詢、溯源分析功能,可以對多方位財務核算數據進行分析控制。總公司可以聯查到各單位最底層的數據;上級單位可以按照需要自定義各種條件,分行業、分類型進行報表匯總和多種形式的分析。

新系統下的報表流程

■ 建立了完善的財務分析體系和決策支持體系

財務分析是決策支持的基礎,財務分析包括報表分析、指標分析、預算分析等基本部分,報表分析主要是對基本報表如資產負債表、損益表以及各種自定義報表進行結構分析、比較分析、趨勢分析等;指標分析則對企業經營者關心的各類財務指標以及綜合財務指標體系進行比較分析。預算分析包括對各種項目、資金、成本費用預算分析等方面。

運用先進、智能化決策支持工具,可將經過分析集成的、內容豐富的決策信息以簡潔的形式提供給決策者,使決策層對總公司財務信息有更深層和更全局性的把握,在此基礎上進行戰略決策和規劃。

■ 建立了實時化的內部交易處理體系

在整個公司內部實現了實時化內部交易處理體系,對于內部交易在內部單位進行憑證處理時就進行內部往來的對帳,并且記錄詳細的核對信息,在整個公司可以隨時查詢內部往來信息,避免內部應收款和應付款的不匹配。

■ 全面成效示意圖:

 

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